1. Zielsetzung des Leitfadens
Ziel dieser Richtlinie ist es, die Vorgaben für die Nutzung von Fadata-eigenen Ressourcen festzulegen. Fadata stellt eigene sowie Partner-Computergeräte, Netzwerke, Services und weitere Systeme zur Verfügung, um Ziele zu erreichen, Projekte umzusetzen und Initiativen voranzutreiben. Der Zugriff auf diese Ressourcen wird als arbeitsbezogenes Werkzeug oder Privileg gewährt, und Mitarbeiter, Auftragnehmer sowie autorisierte Nutzer müssen deren Nutzung verantwortungsvoll steuern, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller Informationswerte bei der Ausführung ihrer Aufgaben sicherzustellen. Obwohl diese Richtlinie nicht alle möglichen Szenarien abdecken kann, wird von Mitarbeitern und Auftragnehmern erwartet, dass sie jederzeit im Einklang mit den hier festgelegten Regeln und mit angemessenem Urteilsvermögen handeln.
Fadata überprüft diese Richtlinie mindestens einmal jährlich und behält sich das Recht vor, sie nach eigenem Ermessen zu ändern. Anträge auf Änderungen oder Ergänzungen dieser Richtlinie müssen schriftlich und detailliert an den Richtlinienverantwortlichen gestellt werden. Die Informationssicherheit ist befugt, diese zu genehmigen.
2. Inhaber
Die Richtlinie zur zulässigen Nutzung wurde von der Informationssicherheit erstellt und von einem autorisierten Mitglied des Sicherheitsteams genehmigt.
3. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle IT-Ressourcen und -Services, die von Fadata-Mitarbeitern genutzt werden, einschließlich der Speicherung und Verarbeitung von Informationen – unabhängig davon, ob diese auf Computern gespeichert, physisch oder elektronisch empfangen, erstellt, verarbeitet oder über Netzwerke übertragen, ausgedruckt, niedergeschrieben, mündlich kommuniziert oder anderweitig offengelegt, bewertet oder verändert werden. Sie gilt für alle Fadata-bezogenen Aktivitäten sowohl vor Ort als auch außerhalb.
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Ausnahmen von dieser Richtlinie müssen im Voraus von der Abteilung Informationssicherheit genehmigt werden.
4. Risiko
5. Klassifizierung – Öffentlich
Kann außerhalb von Fadata veröffentlicht werden. Dieses Dokument darf ohne Zustimmung des Dokumenteneigentümers an externe Parteien weitergegeben werden. Das Dokument wird auf der Fadata-Website veröffentlicht.
6. Rechte der betroffenen Person
Wie Fadata auf Anfragen betroffener Personen reagiert.
Fadata ist sich bewusst, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, die Rechte von Einzelpersonen gegenüber den Regelungen des Data Protection Act von 1998 erweitert. Die neue Verordnung stellt sicher, dass betroffene Personen besser verstehen, verwalten und kontrollieren können, wie ihre personenbezogenen Daten von Organisationen verarbeitet werden.
Dieser Prozess beschreibt, wie wir auf drei dieser Rechte reagieren und sie umsetzen, insbesondere im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung zu Marketingzwecken:
Tabelle zur Anwendbarkeit der Rechte betroffener Personen auf spezifische Rechtsgrundlagen.
Recht auf Vergessenwerden (auch Recht auf Löschung):
Betroffene Personen können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn „kein zwingender Grund für deren weitere Verarbeitung“ besteht (z. B. wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerrufen hat oder die Daten nicht mehr für den ursprünglichen Zweck erforderlich sind).
Diese Löschung kann in unserer Marketingplattform HubSpot problemlos durchgeführt werden, wodurch die betroffene Person sowie alle zugehörigen Daten vollständig aus dem System entfernt werden. Wir werden innerhalb einer Arbeitswoche jede Löschanfrage an Equinet, unseren Marketingpartner (und Auftragsverarbeiter), weiterleiten, um sicherzustellen, dass auch dort alle Daten der betreffenden Person aus dem System entfernt werden.
In dem Bewusstsein, ohne „unangemessene Verzögerung“ reagieren zu müssen, verpflichten wir uns, solche Anfragen innerhalb von zwei Wochen (14 Tagen) nach Bestätigung der Identität des Antragstellers umzusetzen – und liegen damit deutlich innerhalb der in der DSGVO vorgesehenen Frist von einem Monat.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Betroffene Personen können jederzeit ihr Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu Direktmarketingzwecken ausüben. Dies löst automatisch das Recht auf Vergessenwerden aus.
Das Recht, der Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken zu widersprechen, ist ein uneingeschränktes Recht.
Recht auf Auskunft
Die DSGVO stellt klar, dass der Zweck des Auskunftsrechts darin besteht, betroffenen Personen zu ermöglichen, sich über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und deren Rechtmäßigkeit zu überprüfen (Erwägungsgrund 63). Um diesem Recht nachzukommen, muss Fadata der anfragenden Person sowohl bestätigen, dass ihre Daten verarbeitet werden, als auch Zugang zu diesen Daten gewähren.
Auch hier gilt, dass die DSGVO eine unverzügliche Bereitstellung der Informationen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage, vorsieht. Fadata strebt daher an, Auskunftsanfragen innerhalb von 14 Tagen zu bearbeiten.
Wir stellen sicher, dass die Informationen in einem Format bereitgestellt werden, das für die betroffene Person leicht nutzbar und verständlich ist (z. B. als .csv-Datei, die direkt aus unserer Marketingplattform HubSpot exportiert wird und alle zu einem bestimmten Kontakt gespeicherten Daten enthält).
Wir wissen, dass Organisationen in den meisten Fällen verpflichtet sind, betroffenen Personen die angeforderten Informationen kostenlos bereitzustellen. Fadata erkennt jedoch an, dass bei offensichtlich unbegründeten, übermäßigen oder wiederholten Anfragen eine „angemessene Gebühr“ (basierend auf den administrativen Kosten) erhoben werden darf.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Betroffene Personen haben das Recht, eine Kopie ihrer Daten in einem gängigen Format (z. B. als .csv-Datei) anzufordern, um diese an einen anderen Verantwortlichen ihrer Wahl zu übertragen.
Wir erwarten im Zusammenhang mit unserer Marketing-Datenverarbeitung nur wenige Anfragen im Rahmen dieses Rechts. Sollte es dennoch dazu kommen, werden wir diese entsprechend den oben beschriebenen Verfahren bearbeiten. Das bedeutet, dass alle Informationen zu einer betroffenen Person aus der HubSpot-Plattform als .csv-Datei exportiert und innerhalb der angestrebten Frist von 14 Tagen an die Person übermittelt werden.
Recht auf Berichtigung
Betroffene Personen haben das Recht, die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese als unzutreffend angesehen werden. Eine Überprüfung der Angaben ist erforderlich.
Fadata wird die Anfrage innerhalb eines Kalendermonats bearbeiten. Die Frist beginnt mit Eingang der Anfrage.
Recht auf Information
Das Recht der betroffenen Person auf Information wird durch das Datenschutzprogramm von Fadata abgedeckt. Weitere Informationen finden. Sie unter https://www.fadata.eu/privacy-notice
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene Personen haben das Recht, die Verarbeitung im Zusammenhang mit Direktmarketing einzuschränken. Eine Überprüfung der Angaben ist erforderlich.
Fadata wird die Anfrage innerhalb eines Kalendermonats bearbeiten. Die Frist beginnt mit Eingang der Anfrage.
Recht im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling
Fadata verwendet keine solchen Verfahren.
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